A digitalizáció napjainkra kezd elterjedni az irodai adminisztrációban is. A papírmennyiség már a vállalkozások nagy részénél lecsökkent, ami a működés gyorsabbá és átláthatóbbá válását eredményezte.
Azonban még mindig vannak olyan területek, mint például a költségelszámolás, ami jelentős mennyiségű papírmunkát – és ezzel együtt időt – követel meg. Vagy mégsem? Mutatjuk a legújabb fejlesztéseket!
IT-alapú megoldások és a papírmentes iroda
A Best-T.A.G. – a költségelszámolások szakértője szolgáltatása a papírmentes iroda kialakításában tudja támogatni ügyfeleit a digitális költségelszámolás lehetőségein keresztül. Ezzel jelentősen növelhető a mindennapos adminisztráció hatékonysága, valamint a mobilapplikációs költségelszámolással a helyhez kötöttség is nagymértékben csökkenthető.
Az informatikai infrastruktúra kialakításának több más szolgáltatás is a részét képezheti. Ilyen lehet a digitális dokumentumkezelés vagy a felhőalapú archiválás – ezek együttesen pedig több szinten is képesek tehermentesíteni az adminisztrációval foglalkozó munkatársakat.
Aláírások kényelmesen, gyorsan – elektronikusan
Az elektronikus aláírás ma már szinte nem csak lehetőség – egy modern vállalkozás számára nélkülözhetetlen eleme a mindennapi működésnek.
Az elektronikus aláírásokkal lehetővé válik, hogy egy dokumentumot bárki bárhonnan alá tudjon írni, mindezt úgy, hogy teljes mértékben jogszerű is lesz. Ezzel gyorsabbá válik az ügyintézés és az adminisztráció, de biztonsági szempontból is előnyösebb, hiszen a rendszer rögzíti, hogy ki mikor és milyen körülmények között írta alá a dokumentumot.
A kis- és középvállalkozások számára az elektronikus aláírások nyújtotta rugalmasság és megbízhatóság különösen nélkülözhetetlen lehet.
A papíralapú adminisztráció hátrányai
A papíralapú adminisztráció már a költségelszámolások során is számos hátrányt, ezáltal pedig hibaforrást is tartogat.
Időigényes, mert a különböző számlákat, nyugtákat és bizonylatokat manuálisan kell gyűjteni, rendszerezni és feldolgozni. Ez nagyon sok plusz adminisztrációt jelent, ami nagyon lassíthatja a folyamatokat.
Nagy a hibalehetőségek száma is, ha mindent papíralapon vezetünk. Egy elírás vagy téves adatbevitel jelentősen ronthatja a végeredményt, később pedig a hiba megkeresése és kijavítása további értékes munkaórákat vehet el.
Komoly hátrányt jelent a papírdokumentumok sérülékenysége is: a papírszámla megrongálódhat vagy könnyen elveszhet, ráadásul nehézkes lehet a visszakeresésük is, ami egy ellenőrzés során fennakadásokhoz vezethet.
A megoldás: digitalizáció
A digitális megoldások segíthetnek felgyorsítani és egyszerűsíteni a költségelszámolások hosszadalmas és bonyolult folyamatát. Lehetővé teszi a bizonylatok biztonságos elektronikus tárolását, aminek köszönhetően a kereshetőség is sokkal könnyebb lesz. Ezek az átlátható és mobilis folyamatok elősegítik a vállalkozások hatékonyságát.
Hozzászólások