Berényi Zsófi a Debreceni Campus Nonprofit Közhasznú Kft.-nél dolgozik évek óta, mint értékesítési menedzser. Olyan ismert rendezvények szervezésében tevékenykedik, mint a Campus Fesztivál, a Zamat Fesztivál vagy a Debrecen Drive. Ezeknek az eseményeknek a háttérmunkálatairól és személyes pályafutásáról beszélgettünk.
Mi inspirált arra, hogy rendezvényszervező legyél, és mennyire volt nehéz munkát találni?
Ez egy nehéz kérdés, mert anno, amikor érettségiztem én abszolút nem tudtam, hogy mivel szeretnék foglalkozni. Volt egy kis szülői nyomás bizonyos irányokba, de az az a két szakma olyan volt, ami felé tudtam, hogy nem akarok orientálódni. A barátaimnak viszont sok szülinapi bulit szerveztem, meg a családban is volt, akinek az esküvőszervezésben segítettem. Így azt gondoltam, hogy akkor elmegyek a Debreceni Egyetem Közösségszervezés szakjára. Ott elvégeztem az alapképzést, majd jött a kérdés, hogy mester képzésre menjek-e? Mivel a szakos társaim, akikkel akkor jóban voltam már nem akartak jelentkezni, nekem sem volt rá nagy motivációm. Édesanyámmal azonban sokat beszélgettem, aki azt mondta, hogy ha most felállok az iskolapadból, akkor már nagy valószínűséggel nem fogok később sem visszaülni. Meg is győzött, amiért csak hálás lehetek, mert abban az időben lehetőségem volt úgy megszerezni az Andragógia mesterdiplomát, hogy a két év alatt két különböző végzettséget szereztem – egy HR-est és egy felnőttképzési igazgatást. Ebben az időben egyetem mellett már Budapesten dolgoztam, de az inkább volt marketing vonal, mint rendezvényszervezés. Állami szektorban közösségi média szakértőként voltam foglalkoztatva. Másfél évig a tanulást és a munkát egymás mellett csináltam majd, amikor közeledett a diplomaosztóm beütött a Covid. Ez azt is jelentette, hogy home office-ban kezdtem el dolgozni, így hazaköltöztem Debrecenbe.
Mivel mindig is annak a híve voltam, hogy két lábon kell állni, kitaláltam, hogy a meglévő munkám mellett csinálok egy marketing ügynökséget.
El is kezdtem különböző vendéglátó egységeknek és cégeknek a marketing anyagaival foglalkozni egyéni vállalkozóként, majd később pesti munkahelyemmel jó viszonyban elváltunk. Közben éreztem, hogy kellene még valami az életembe, és hát nevezhetjük isteni közbenjárásnak, amikor felhívtak a Campus-tól, hogy értékesítő pozícióra keresnek embert és engem ajánlottak nekik. El is mentem az első körös interjúra, ahol nagyon jót beszélgettünk, majd egy hónapig nem is hallottam felőlük. Később aztán hívtak, hogy megkaptam az állást és azóta itt dolgozom, mint értékesítési menedzser. Ezen a pozíción belül az értékesítő csapatunk külső rendezvények lebonyolításával, illetve a három nagy rendezvényünk – a Debrecen Drive, a Campus Fesztivál és a Zamat Fesztivál – szponzorációs költségvetését teremti elő.
Milyen a rendezvényszervezés folyamata az ötlettől a megvalósításig?
A nagy rendezvényeink mellett egyszerre működtetünk egy kiterjedt klubhálózatot, vannak vendéglátóegységek, amiket üzemeltetünk, valamint számos külsős eseményen is közreműködünk. Rengeteg hallgatói rendezvény van, amibe besegítünk és sok céges partnerünk is van, akiknek mondjuk családi napokat vagy csapatépítőket szervezünk. Ezek mellett pedig ott vannak a sokak által ismert rendezvényeink, amik borzasztó sokat nyomnak a latba.
Sokszor elmondjuk, hogy nekünk nem úgy néz ki a munkánk, hogy egyik napról a másikra csak lesz a Campus Fesztivál, hanem az sok hónap kemény tervezés és egyeztetés eredménye.
Egy ekkora nagyságú eseménynél olyan területekkel kell elsősorban foglalkozni, mint például a rendezvényekkel kapcsolatos szabályozások – ez főleg a Covid ideje óta változott sokat. Ezeken belül a biztonsági tervről, a létszámról és a higiéniai körülményekről beszélhetünk. Mivel az eseményt a Nagyerdőn tartjuk, különböző környezetvédelmi szabályozásokat is szigorúan figyelembe kell vennünk. Ezután következnek a műszaki és technikai paraméterek elrendezése, valamint a humánerőforrás előteremtése – ide beleértve a takarítónőket, a biztonságiakat, a pultosokat, a rendezvényügyeleteseket és azokat a külső vállalkozókat, akik sátrakat építenek nekünk, eszközöket hoznak és installációkat építenek. A rendezvényeknek mindig vannak névadói, akik partnerekként meg kell jelenjenek. Velük közösen tervezzük meg a megjelenéseiket, amit egészen a megvalósításig végigviszünk. Ebből adódóan következik egy kívülről jövő elvárási faktor, aminek igyekszünk megfelelni, annak az érdekében, hogy a partnereink jövőre is tervezzenek a megjelenéssel a rendezvényeinken és hogy mindkét oldalon sikeres együttműködés jöjjön létre. Tehát ahhoz, hogy a fesztivál megvalósuljon, egy óriási családi együttműködést kell elképzelni. Szeretem ezt családnak hívni, mert mi egy ilyen nagy rendezvénynél van, hogy 16-18 órákat töltünk együtt egy nap. Emiatt borzasztóan fontos, hogy jól tudj kommunikálni és az embereket megfelelően tudd kezelni. Együtt kell működj mindenkivel, mert ennél az eseménynél nincs olyan lehetőség, hogy valakivel nem jövök ki jól és akkor nem beszélem meg vele dolgokat. Nekünk mindenre megoldást kell találunk. Szóval összeségében így tevődik össze egy rendezvényszervező folyamat.
Mi volt számodra a legnagyobb kihívás, amivel szembesültél egy esemény szervezése során?
Szerintem a legelső dolog, amin meg tud hökkeni az ember, hogyha rendezvényszervezéssel foglalkozik, az a létszám. Emlékszem, hogy nekem is mérföldkőnek számított, amikor először feleltem egy ezer fős rendezvényért. Egy céges buli volt, ami két helyszínen zajlott párhuzamosan. Egy személyben voltam a rendezvény ügyeletese, aki a helyszínen felel a lebonyolításért, az értékesítő, aki szem előtt tartja az adott partner előzetesen egyeztetett elvárásait, valamint a szerződésért és a költségvetésért felelős személy, aki intézi a dokumentációt és tartja magát a meghatározott büdzséhez. Ezek mellett pedig arra is kellett figyelnem, hogy a biztonsági őrök a helyszínen legyenek, az emberek beléptetése zökkenő mentesen történjen és kerüljem el azt a helyzetet is, hogy civilek keveredjenek az eseményre. Ez tényleg az első nagy kihívás volt számomra, amihez úgy álltam hozzá, hogy csak menjen le gond nélkül. Persze egy fesztivál esetében a négy nap alatt 120 ezer ember is megfordul, de ott csak bizonyos szegmensekért vagy felelős. Teljesen más, amikor egy olyan rendezvényed van, amiért száz százalékban te felelsz, és minden egyes részét át kell látnod, a felmerülő problémákat pedig meg kell oldanod.
Milyen tulajdonságaidra van szükséged napi szinten ehhez a munkához?
Első sorban türelemre, de ezt nem rossz értelemben mondom. Úgy gondolom, hogy egyrészt óriási türelmet kell gyakorolnod magaddal szemben is. Meg kell tanulnod, hogy hol van a tűréshatárod, és hol van az, amikor fel kell állni és kicsit levegőzni. Ez a tervezési időszakban is fontos, mivel van, hogy elakadunk egy kreatív folyamatban, és nem jön az ötlet, mert már annyira fáradtak vagyunk. Ilyenkor egy kicsit mozogni kell, meginni egy kávét vagy beszélgetni másokkal, hogy utána tiszta fejjel tudj visszaülni a feladathoz és megoldást találni rá. Ami még nagyon fontos az a megfelelő kommunikációs- és együttműködő készség. A vezetőm sokat mondta és mondja mai napig, hogy egy rendezvény sikerességének az érdekében jóban kell legyél mindenkivel. A takarítókkal, a biztonsági őrökkel, a pultosokkal, a hangtechnikusokkal, mert ha bármi történik, akkor oda tudsz menni hozzájuk segítséget kérni.
Nagyon fontos itt kiemelnem, hogy ebben esetben szerintem nincs alá-fölérendeltségi viszony, hanem mi egy csapatként, egy közös dologért dolgozunk: az esemény sikeréért.
Mindannyian ebből kapjuk a fizetésünket, így közös érdekünk, hogy az adott rendezvényről jó visszhangot kapjunk. Mindezek mellett nélkülözhetetlen az alázat is, hiszen csak akkor lehet tanulni és folyamatosan jobb eredményeket produkálni, ha az ember be tudja ismerni, hogy azon a bizonyos területen valaki más több tapasztalattal rendelkezik, mint ő. Sokkal jobban tud működni a közös munka, ha nem támadásnak veszem a kritikát, hanem elfogadom, hogy igen, ez az a terület, amihez én nem értek, de van egy hozzáértő ember, akinek a tanácsával jóval eredményesebb produktumot tudok létrehozni.
Melyik volt az a legemlékezetesebb rendezvényed és miért az?
Az első Campus Fesztivál, mivel szervezői oldalon ülni teljesen más, mint amikor látogatóként van ott az ember, és csak a barátokról meg a buliról szól. Szervezőként az első napodon csak azon stresszelsz, hogy tudjunk kinyitni és legyen minden rendben. Elindul az összes színpad és program, mindenki a helyén van, a partnereknek is megvannak a saját installációik, te meg veszel egy nagy levegőt, hogy na, akkor az első rész pipa. Ezután kezdődik négy nap, amikor nem sokat alszok, mert ha bármi történik a helyszínen, a partnerek minket hívnak először. Általában ügyeletben váltjuk egymást a kollégáimmal, én általában az éjszakai műszakot szoktam vinni. Mivel a Hall-ban is későig szoktam dolgozni, az én szervezetem most jobban ráállt az éjjeli aktivitásra. Ezt a meglévő partnereink is tudják, így napközben nem engem keresnek, ebben pedig a kollégáimra 100%-ban számíthatok. Este viszont, ha szükség van rám, akkor hívnak és én megyek intézkedni.
Van-e jelenleg olyan projekted, ami miatt izgatott vagy?
Igen, a Debrecen Drive–on belül van egy saját projektem, a Mini Drive, ahol gyerekek versenyezhetnek épített kisautókkal. Itt teljes egészében – a tervezéstől a megvalósításig – minden nálam fut be. Nyilvánvalóan folyamatosan prezentálnom kell a vezetőségnek és a főnökömnek a haladásról, de ennél a projektnél sokkal inkább szabad kezet kapok, mint mondjuk más eseményeken. Nehézségek azért vannak, mivel – általában minimum száz – 5-12 éves korú gyerek vesz részt a programon, akiknek a biztonságáért én felek, miközben arra is fontos figyelnem, hogy mindegyikőjük élménnyel távozzon. Közben a parkolóban folyamatosan mennek a drift show-k, ugratnak a motorosok és ezermillió inger éri őket, míg én azon vagyok, hogy sikeresen lemenjen a verseny, ami egy nagyon szigorú időbeosztást is követel. Ez a projekt egyébként már két éve van nálam, de szerintem most lesz az első év, amikor azt érzem, hogy olyan amilyennek lennie kell. Hála istennek a gyerekek eddig is nagyon szerették. A szervezői és a résztvevői oldalról pedig szuper csapatok kovácsolódtak össze korábbról, csak tényleg szerintem most lesz ez az első olyan alkalom, amikor már egy olyan rendszer áll be, ami szerint működtetni szeretném a programot hosszú távon. Az első év után láttam, hogy hol vannak lyukak, amiket tavaly meg is oldottunk, most pedig jönnek azok a fejlesztések, amiket idén már beépítünk. Úgyhogy most ez a következő mérföldkő számomra.
Milyen trendeket látsz jelenleg a rendezvényszervezés világában, és mit gondolsz, hogyan változott ez a szakma az utóbbi években?
Ha trendnek lehet nevezni, akkor az nagyon látszik, hogy a Covid óta egyre jobban kitolódik a rendezvényre járás időszaka. Ezt úgy értem, hogy amikor még én jártam bulikba, akkor nekünk nagyon rövid volt az az idő, amit valahol alapozással töltöttünk, vagy azzal, hogy összeverődjön a csapat. Most már inkább azt látom, hogy a Covid óta többet maradnak otthon az emberek, ahonnan sokkal később indulnak meg bulizni. Emiatt kitolódik az is, hogy egy előadónak, mikor ideális színpadra lépnie. Emellett azt látom még, hogy egyre több élményt és impulzust akarnak kapni a szórakozni vágyók, de sokszor egy olyan bulinál, ami kéthetente megrendezésre kerül nem lehet akkorát újítani. Nyilván egy fesztivál esetében – amit évente rendezünk meg – sokkal több időnk van rákészülni, újdonságokat hozni, akár látványelemben, akár fellépőkben vagy programokban. Ezek mellett, ami még trendnek mondható az az, hogy sokkal látogatottabbak az elektronikus zenés bulik, mint mondjuk a koncertek. Szerintem korábban egy koncertélmény népszerűbb volt és jobban közösséget kovácsolt a résztvevőkből, mint például most. A koncerteken együtt énekeltetek az emberek és ezáltal megvolt az első kapcsolódási pont. Ezzel ellentétben egy elektronikus zenénél maximum dúdolgatni vagy egymás mellett lépegetni tudsz. Persze azért megvan ennek a zenei rétegnek is a saját közössége, de szerintem esetében az emberek közötti kapcsolódás jobban elmarad.
Záró kérdés: milyen tanácsot adnál azoknak, akik ezen a pályán szeretnének elindulni?
Mondjanak le a bioritmusukról és tudják, hogy mit vállalnak ezzel a szakmával. Sajnos ez a munkahely nem 8-tól 4-ig tart. Nekem is sokszor előfordul, hogy az alvásidőm egyre jobban csökken, főleg mondjuk egy fesztivál szervezésénél, amikor hosszú értekezletek vannak, helyszínellenőrzések és még ezer más teendő. Aki a rendezvényszervezésnek ezen a területén akar dolgozni, annak el kell fogadnia, hogy az részéről áldozatokkal fog járni. Viszont az is nagyon fontos, hogy az ember egyensúlyt tudjon találni és tisztában legyen azzal, hogy mi az, ami őt a munkája után feltölti. Én például korábban nagyon szerettem koncertekre járni, de amióta rendezvényszervezéssel foglalkozom, sokkal inkább vágyok egy nyugodt, otthonülős, olvasós vagy filmezős estére. Ez a felismerés pedig szükséges, mert – mint ahogy más szakmáknál is – kell a kikapcsolódás. Ha mindezeket tudja valaki vállalni és fontos számára, hogy kreatív folyamatokban dolgozzon, hasonló gondolkozású emberekkel együtt, akkor kezdjen bele és próbálja ki magát!
Köszönöm szépen a válaszaidat!
Ez az interjú a Betekintő címet viselő interjúsorozat második részét képezi.
A Betekintő sorozat különböző szakmákban dolgozó emberekkel készített interjúk összesége. Célja, hogy egy-egy munkakörbe tágabb bepillantást nyújtson az embereknek, akár érdekeségekkel, akár buktatókkal egybefonva.
Ha esetleg nem olvasta még az első részt, érdemes azt is megtekinteni!
Hozzászólások